テレワークの普及に伴い、自然なコミュニケーションが減少し、業務プロセスが見えにくくなるなど、チームマネジメントに課題を感じる方も多いのではないでしょうか。
テレワーク環境では、従来のオフィス環境とは異なるマネジメント方法が必要です。
この記事では、テレワーク環境でのマネジメントにおける課題とその対策について解説します。
テレワークでの適切なマネジメントの重要性
テレワークという働き方が普及してきた今、それに合わせたマネジメント方法を身につけることが急務になってきています。その理由を2つのポイントで説明します。
テレワークを導入している企業を選ぶ人材が多くなってきている
近年、テレワークを導入している企業を選ぶ人材が増加しています。仕事とプライベートのバランスを重視する人が多くなり、柔軟な働き方が求められているためです。
特に若い世代や家庭を持つ労働者にとって、テレワークの有無は就職先を決める重要な要素となっており、テレワークを提供しない企業は競争力を失いかねません。
テレワークを導入することで、地理的な制約に縛られず、広範囲から優秀な人材を確保するチャンスが広がります。
しかし、単にテレワークを導入するだけでは不十分です。テレワーク勤務となっても、オフィス勤務よりも成果を上げられるような環境やマネジメント体制の構築が必要です。
企業がこの変化に対応し、持続可能な働き方を提供できる環境を整えることで、人材の流出を防ぎ、優秀な人材を確保し続けることが可能となるでしょう。
今までの課題がより一層顕在化してきた
従来のオフィスに出社していた時にもマネジメントの課題は多くありました。「評価の納得感」「メンバーの主体性育成」「対話量の確保」などは昔から解決すべき問題として挙げられてきましたが、多くの企業は根本的な解決に至っていない場合が多くあります。
しかし、テレワークの普及により、こういったマネジメント課題の解決が急務になってきています。
これまでは、課題があってもオフィス内の自然なコミュニケーションや対面における直接的な指導を通じて、何とか保っていました。
しかし、テレワークでは日常的なコミュニケーションが減少し、メンバーの仕事ぶりを把握するのが難しくなるため、問題の解決が急務となっています。
また、人事評価や仕事の進め方においては、直接目で見て確認することが難しくなり、成果だけでなくプロセスを適切に評価することが困難になっています。
企業は新しい働き方に応じ、テレワークに即したマネジメント体制を整えることが、今後の成功の鍵となってくるでしょう。
テレワークでのマネジメントの課題
では、実際にどういったところに課題を感じているのでしょうか。ここでは、4つの観点から課題を整理していきます。
人事評価しにくい
テレワークでは、従業員の勤務状況や業務プロセスが見えにくくなるため、人事評価が難しくなるという課題があります。
従来のオフィス環境では、日々の勤務態度や直接のコミュニケーションを通じて評価の判断材料を得ることができましたが、テレワークではそれが難しくなります。
特に、成果が数値化しにくい職種では、適切に評価されているという実感を従業員が持てず、不満が生じることがあります。
この不満はモチベーションの低下や離職につながる可能性があるため、テレワークに対応した透明性の高い評価基準やプロセスの整備が求められます。
主体性を持つ部下の育成が難しい
テレワークの普及により、マネジメントにおける大きな課題の一つが、部下の主体性を育成する難しさです。オフィスでの対面コミュニケーションが減少し、従来のような直接的な指導やフォローが難しく、部下が受け身になりがちです。
特に、主体性が不足している従業員にとっては、テレワーク環境が逆に生産性を下げる要因になりかねません。
主体性を持つ部下の育成は、テレワーク時代の組織運営において不可欠な要素であり、そのための新たなアプローチが求められています。
関係構築が難しい
オフィス環境では、日常的な会話や非公式な交流を通じて自然に築かれていた人間関係が、テレワークでは希薄化する傾向があります。
関係構築が不十分だと、コミュニケーションの質が低下し、チーム全体のパフォーマンスにも悪影響が及ぶことが考えられます。
この課題に対処するためには、意図的なコミュニケーションの機会を設け、オンライン上でも効果的に信頼関係を築ける工夫が必要です。
上司が実施すべきテレワークでのマネジメント方法
それでは、テレワークにおいて上司が心がけるべきマネジメント方法を紹介していきます。
主体性のある部下育成に取り組む
テレワークで離れた場所でチームで働くからこそ、自走して働ける人材育成にしっかり取り組んでいくことが大切です。日本企業ではこれまで、組織構造や文化的要因から主体性を持つ風土が育ちにくかったものの、コロナ禍をきっかけにその重要性が再認識されていています。
主体性のある部下の育成方法としては、例えば、毎日の業務内容や計画を文章としてアウトプットしてもらう方法があります。自分で進め方を作り上げるので、責任感を持ってスケジュールを立てられ、主体性を持って業務に取り組むことができます。その後、定期的に振り返ってもらうことも重要です。
また、何か指導したり、進捗を尋ねる時は、オープンエンドな質問を用いることもおすすめです。部下の思考を深め、自ら問いと答えを考えられるようになります。
業務と人との適切なマッチング
各メンバーが持つ能力やスキルを最大限に引き出すためには、彼らの強みや得意分野をしっかりと把握し、それに基づいた業務のアサインが不可欠です。
例えば、一点集中型のメンバーはボリュームのある1つの案件を任せることで集中できますし、幅広く適切な工数配分が得意なメンバーには、軽いボリュームの案件を複数持ってもらうことで、効率よく業務を捌いてくれることでしょう。
メンバーがどのように業務を進めているかがわかる進捗管理ツールを使えば、メンバーそれぞれの適性が見え、適切な業務アサインに役立ちます。
こうした適材適所の業務マッチングは、メンバーのモチベーションを高めるだけでなく、組織の目標達成に向けた強力な推進力となります。
適切な進捗状況チェックとフィードバック
テレワーク環境下では、メンバーの業務進行が見えにくくなるため、こまめな進捗確認とフィードバックがマネジメントの重要な要素となります。
そのため、上司は進捗確認ツールや定期ミーティングを活用し、メンバーの進行状況を把握したうえで、必要なサポートや改善点の指摘を行うことが求められます。
積極的なフィードバックを通じて、業務改善のスピードと精度を向上させ、チームの目標達成に大きく貢献することができるでしょう。
”部下を知るため”の1on1の実施
テレワークの普及により、従来のオフィス環境で自然に行われていたコミュニケーションが不足しがちになりました。
その結果、部下がどのような仕事をしているのか把握しにくくなり、仕事の進め方が見えない、指導が難しい、メンタル不調に陥る部下が増えるなどの多くの問題が顕在化しています。
こうした状況を改善するために、部下の性格や仕事ぶり、考えていることなど”部下のことを知るため”の1on1が注目されています。
従来は、上司主導で上司の考えを伝える1on1が主流でしたが、部下の性格や仕事ぶり、考えを理解するための1on1を実施することで、部下の悩みや不安を深く理解し、彼らが抱える問題の解決につながります。
テレワーク環境では、業務の指示やフィードバックが一方的になりがちですが、1on1ミーティングを通じて双方向のコミュニケーションを意識することで、部下は自分の役割や価値を認識しやすくなり、仕事に対する主体性や創造性が向上するでしょう。
テレワークに適した人事評価の実施
テレワークの普及に伴い、人事評価においてプロセスと成果の評価のバランスがより重要視されるようになっています。
テレワークでは業務プロセスが見えにくく、成果物にのみ焦点を当てた評価が増加する傾向がありますが、これでは社員間で評価にばらつきが生じ、不公平感を生む可能性があります。
そのため、成果だけでなく、どの程度プロセスを評価に含めるかについても、明確な基準を設けることが必要です。
特にテレワークでは、社員それぞれが異なる状況で業務に取り組みます。そのため統一の評価基準を設定することで評価の偏りを防ぎ、社員が納得できる評価制度を構築することができます。
このような公平な評価基準の統一は、社員のモチベーションを維持し、長期的な組織のパフォーマンス向上にも寄与するでしょう。
価値を感じるコミュニケーションを増やす
テレワーク環境でチームを活性化させるためには、コミュニケーションを「義務」ではなく「価値のあるもの」に変えることが重要です。
単に雑談チャットを設置しても形骸化してしまうことが多いため、具体的な目標や目的を持った共有会を実施しましょう。
例えば、プロジェクトの進捗共有会の実施。単なる進捗報告にせず、課題や成功事例を共有し、メンバーの一人一人がプロジェクトの改善に貢献する機会にすることで、自然な意見交換が促進されます。
また「ベストプラクティス共有会」のような、成功事例や効率化の方法を共有し他の業務にどう応用できるかを議論する時間を設けることもおすすめです。
さらに、少人数でのブレインストーミングセッションなど、双方向のコミュニケーションが生まれるような場を設けることで、自然な会話を促すことができます。
このように、雑談の場をただ設けるだけではなく、積極的に会話が誘発される仕組みを作り上げていくことが大切です。
テレワークでのマネジメントに役立つおすすめのツールは？
テレワークマネジメントには、業務可視化ツール「リモシア」がおすすめです。社員が自分でスケジュールを立て、仕事の進め方を決めることができるため、主体性の育成に役立ちます。
また、業務の進め方が見える化され、社員それぞれの適性が見えるように。適切な業務のアサインや、1on1での振り返り、人事評価など幅広いシーンで活用できます。
業務の進捗を記述しやすいUIになっているので、社員にとっても負担なく業務の進捗を入力できます。
さらに、業務の工数も数値化されるので、生産性向上にも役立ちます。
テレワークでのマネジメントにお悩みの方は、ぜひ「リモシア」の導入をご検討ください。
テレワークでの適切なマネジメント方法まとめ
テレワークの普及に伴い、リモート環境に適したマネジメントの重要性が高まっています。特にリモートワークでは、従業員の業務プロセスやモチベーションの把握が難しくなるため、公平な評価と部下の主体性育成が課題となります。
テレワークで取り組むべきマネジメント方法としては、以下のポイントが挙げられます。
● 主体性のある部下の育成
● 業務と人との適切なマッチング
● 適切な進捗状況のチェックとフィードバック
● 「部下を知るため」の1on1の実施
● テレワークに適した人事評価の導入
● 価値を感じるコミュニケーションの促進
これらのマネジメントを実施する際は、「リモシア」のような業務可視化ツールを活用しましょう。マネジメントに使える機能が充実していて、使いやすいUIとなっています。
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